Français
Regelmatig hoor ik van leidinggevenden dat ze het lastig vinden om negatieve feedback te geven. Ze weten niet goed hoe ze het moeten brengen of zijn bang voor de reactie van de medewerker. Soms zit daar een eerdere negatieve ervaring achter:
“Ik heb het al geprobeerd, maar het liep verkeerd af. De medewerker werd defensief, en uiteindelijk heeft het niets opgeleverd.”
“Sommige mensen veranderen toch niet, dus laat ik het maar zo. Zolang het team er niet onder lijdt…”
Vooral leidinggevenden met een conflictvermijdende stijl stellen zo’n gesprek liever uit. “Dat komt wel weer goed,” zeggen ze dan. Maar hoe langer je wacht, hoe groter het risico dat de frustratie doorsijpelt naar het team. De sfeer lijdt eronder, de productiviteit daalt, en soms verlaten collega’s zelfs het team omdat storend gedrag niet aangepakt wordt.
Dus wat doe je dan als leidinggevende?
Wacht niet te lang
Als gedrag of prestaties niet voldoen aan wat redelijkerwijs verwacht mag worden, moet dat besproken worden. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt – en hoe meer het lijkt alsof het gedrag wordt toegestaan.
Bovendien: als jij er niets van zegt, interpreteren anderen dat misschien als “blijkbaar mag dit hier.”
Hoe sneller je het gesprek voert, hoe kleiner het risico op negatieve gevolgen. Kies wel het juiste moment: niet als emoties hoog oplopen, maar in een rustig, vertrouwelijk kader.
Hoe pak je zo’n gesprek aan?
Hieronder vind je een praktische leidraad:
1. Nodig je medewerker uit voor een individueel, vertrouwelijk gesprek
Wees duidelijk over de bedoeling: je wil iets bespreken in het kader van verbetering. Geef aan dat het een vertrouwelijk gesprek is, met respect en in een sfeer van samenwerking.
2. Bereid je goed voor
Stel jezelf de volgende vragen:
- Wat observeer ik concreet?
Wat zie of hoor ik dat me stoort? Baseer je enkel op eigen waarnemingen, niet op geruchten of verhalen van anderen. - Wat is het effect van dit gedrag?
- Op jou als leidinggevende?
- Op het team?
- Op andere betrokkenen (klanten, andere afdelingen, het privéleven…)?
- Wat wil je wél zien?
Formuleer de gewenste verandering positief en toekomstgericht. Dus niet: “Kom niet meer te laat,” maar: “Zorg dat je vóór 9 uur aanwezig bent.” - Wat zou het effect zijn van deze verandering?
Benoem het voordeel voor het team, de organisatie én voor de medewerker zelf. - Welke weerstand verwacht je?
Bereid je voor op mogelijke reacties. En laat ook ruimte voor het onverwachte.
3. Tijdens het gesprek: structuur en empathie
Start met vertrouwen
- Zorg voor een veilige sfeer, toon je positieve intentie en empathie.
- Leg uit hoe het gesprek zal verlopen, en vraag toestemming: “Is het oké dat ik je enkele vragen stel om jouw kijk op de situatie beter te begrijpen?”
- Geef aan hoeveel tijd het gesprek zal duren.
Ga in gesprek – de kern
- Beschrijf objectief wat je hebt waargenomen, zonder oordeel.
- Bespreek welk effect dit heeft op jou, het team en anderen.
- Benoem de gewenste gedragsverandering op een positieve manier.
- Leg uit wat de impact van die verandering zou zijn.
- Luister actief naar het perspectief van je medewerker.
- Ga niet in de verdediging bij weerstand – gebruik het als ingang voor een constructief gesprek. Wie zelf tot inzicht komt, verandert sneller en duurzamer.
- Maak heldere afspraken: wat gaat er veranderen, tegen wanneer, en hoe gaan jullie opvolgen?
Rond af met respect
- Vat het gesprek en het actieplan samen.
- Deel hoe jij het ervaren hebt en laat ruimte ook voor de medewerker om zijn perceptie over jullie gesprek te delen.
- Bedank de medewerker voor het gesprek, ook als het moeilijk was.
Tot slot
Moeilijke gesprekken worden zelden makkelijker door ze uit te stellen. Ze worden wél makkelijker met de juiste voorbereiding en houding.
En als je merkt dat je hierin ondersteuning kan gebruiken, weet dan dat je er niet alleen voor staat. Neem gerust contact met me op – ik help je graag om deze gesprekken met meer vertrouwen en effectiviteit aan te gaan.